Sabtu, 01 Oktober 2011 - 0 komentar

Manajemen dan Organisasi

Manajemen dan Organisasi

A. Manajemen
·         Pengertian dan Peranan Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Sedangkan menurut Profesor Oei Liang Lee, manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Peranan manajemen selalu ada pada setiap kegiatan manusia tanpa disadari manusia selalu melakukan manajemen bagi dirinya sendiri ataupun keluarganya untuk memenuhi kebutuhan keluarga serta merealisasikan tujuan-tujuan yang diinginkan (self management).

Ada 3 macam Sumber Daya (resources) yang dimanfaatkan oleh manusia untuk meraih tujuan yang diharapkan, yaitu :
1.      Sumber daya alam (SDA)
2.      Sumber daya capital (SDK) dana/uang/penghasilan yang diperoleh
3.      Sumber daya manusia (SDM).

·         Latar Belakang dan Sejarah Manajemen
Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.
Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal , era manusia sosial, dan era moderen.
PEMIKIRAN AWAL MANAJEMEN
Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peneliti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan 1. meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, 2. menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan 3. menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

ERA MANUSIA SOSIAL
Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku (behavioral school) dalam pemikiran manajemen di akhir era manajemen ilmiah. Mahzab perilaku tidak mendapatkan pengakuan luas sampai tahun 1930-an. Katalis utama dari kelahiran mahzab perilaku adalah serangkaian studi penelitian yang dikenal sebagai eksperimen Hawthrone.

Eksperimen Hawthrone dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an di Pabrik Hawthrone milik Western Electric Company Works di Cicero, Illenois. Kajian ini awalnya bertujuan mempelajari pengaruh berbagai macam tingkat penerangan lampu terhadap produktivitas kerja. Hasil kajian mengindikasikan bahwa ternyata insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, maupun upah lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok, penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa norma-norma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu.
Kontribusi lannya datang dari Mary Parker Follet. Follett (1868–1933) yang mendapatkan pendidikan di bidang filosofi dan ilmu politik menjadi terkenal setelah menerbitkan buku berjudul Creative Experience pada tahun 1924. Follet mengajukan suatu filosifi bisnis yang mengutamakan integrasi sebagai cara untuk mengurangi konflik tanpa kompromi atau dominasi. Follet juga percaya bahwa tugas seorang pemimpin adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan mengintegrasikannya dengan tujuan individu dan tujuan kelompok. Dengan kata lain, ia berpikir bahwa organisasi harus didasarkan pada etika kelompok dari pada individualisme. Dengan demikian, manajer dan karyawan seharusnya memandang diri mereka sebagai mitra, bukan lawan.

Menurut Barnard, efektivitas berkaitan dengan pencapaian tujuan, dan efisiensi adalah sejauh mana motif-motif individu dapat terpuaskan. Dia memandang organisasi formal sebagai sistem terpadu di mana kerjasama, tujuan bersama, dan komunikasi merupakan elemen universal, sementara pada organisasi informal, komunikasi, kekompakan, dan pemeliharaan perasaan harga diri lebih diutamakan. Barnard juga mengembangkan teori "penerimaan otoritas" didasarkan pada gagasan bahwa bos hanya memiliki kewenangan jika bawahan menerima otoritas itu.

ERA MODERN
Ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total (total quality management—TQM) di abad ke-20 yang diperkenalkan oleh beberapa guru manajemen, yang paling terkenal di antaranya W. Edwards Deming (1900–1993) and Joseph Juran (lahir 1904).

·         Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi Manajemen
Ada beberapa fungsi manajemen yaitu :
1.      Perencanaan
2.      Pengorganisasian
3.      Koordinasi
4.      Pengarahan (directing)
5.      Motivasi
6.      Komunikasi
7.      Kepemimpinan
8.      Penanggungan resiko
9.      Pengambilan keputusan (Decision making)
10.  Pengawasan/ pengendalian

Proses Manajemen
Proses manajemen adalah interaksi dan saling keterkaitan antara beberapa fungsi manajemen yang digunakan.

Model manajemen yang merupakan kegiatan utama manajemen yaitu : Perencanaan, Pengorganisasian, Kepemimpinan, Pengendalian.

Perencanaan             :  Merupakan pemilihan sasaran organisasi atau penentuan organisasi yang kemudian dijabarkan ke dalam bentuk kerja sama dan pembagian tugas
Pengorganisasian      :  Sebagai wadah atau alat yang dapat digunakan   untuk merealisasikan sasaran atau tujuan organisasi yang telah ditetapkan bersama
Kepemimpinan         :  Dilakukan oleh manajer untuk dapat mengarahkan, mengkoordinasikan dan mempengaruhi kepada bawahan untuk bekerja dengan sadar dan tanpa paksaan untuk mencapai tujuan.
Pengendalian            :  Upaya untuk melancarkan usaha perbaikan dan pengembangan yang menekankan pada penggunaan rencana yang strategic (rencana panjang dengan cakupan yang luas).


·         Ciri-ciri Manajer Profesional
Manajer yang professional adalah manajer yang mampu untuk menciptakan atau membuat kedua belah pihak menjadi senang, bahagia dan bangga.

Ciri-ciri manajer profesional :
1.      Kebutuhan aktualisasi diri yang kuat serta menghargai prestasi tinggi dan keuunggulan
2.      Integritas moral yang tinggi
3.      Senang belajar dan mencoba konsep baru
4.      Bersedia menerima dan menjadi agen perubahan
5.      Senang bekerja dalam tim
6.      Bersikap “merakyat”
7.      Fleksibel dalam pergaulan lintas budaya

·         Keterampilan Manajemen yang di Butuhkan
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.[14] Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1.      Keterampilan konseptual (conceptional skill)     
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2.      Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)     
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3.      Keterampilan teknis (technical skill) 
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
1.   Keterampilan manajemen waktu     
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaa
2.   Keterampilan membuat keputusan     
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

B. Organisasi
·         Definisi Organisasi
Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.
1.      Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
2.      James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3.      Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
4.      Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
5.      Boone dan Kurtz mendefinikasikan organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya.

·         Pentingnya Mengenal Organisasi
Dalam lingkungan yang terus berubah kita tidak memerlukan struktur organisasi yang memungkinkan kita untuk menyesuaikan diri. Cara untuk mengubah sruktur organisasi yang kaku menjadi struktur organisasi yang memungkinkan untuk melakukan adaptasi adalah dengan meninggalkan seluruh model organisasi pada abad yang silam bersama dengan semua pengandaian yang mendasarinya.

Apabila tujuan organisasi adalah memberi semangat kepada seluruh anggota organisasi, maka organisasi harus melibatkan banyak pihak dalam organisasi tersebut, terutama pihak terdekat ddengan para pelanggan dan sumber teknologi dalam perencanaan strategis. Perencanaan strategis harus merupakan gabungan kecerdasan dan imajinasi kreatif para pimpinan dan karyawan dalam organisasi.

King dan Clelland menyatakan bahwa misi organisasi mempunyai peran khusus, yaitu:
1.      Pelayanan sebagai dasr untuk konsolidasi dengan tujuan organisasi
2.      Mendorong dan memandu alokasi sumber
3.      Menentukan suasana internal organisasi beserta iklimnya
4.      Memudahkan rancangan variabel utama untuk system control

Maka dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu alat untuk pencapaian tujuan dari berbagai pihak yang berada diluar organisasi tersebut, dan sebagai alat untuk pencapaian tujuan. Untuk itu organisasi harus dibuat secara rasisonal, dalam arti harus dibentuk dan beroperasi berdasarkan ketentuan formal dan perhitungan efisiensi.
Dikaitkan dengan sifat organisasi, maka pada paradigma mekanik, organisasi lebih menganut system tertutup (close system), dimana suatu organisasi dilihat sebagai suatu kesatuan yang bebas dan tidak mempunyai ikatan dengan varibel lainnya.
·         Bentuk-bentuk Organisasi
Bentuk-bentuk Organisasi adalah :
1.      Organisasi garis (line organization)
2.      Organisasi garis dan staf (line and staf organization)
3.      Organisasi fungsional (functional organization)
4.      Komite (committe)
5.      Organisasi matrik

·         Prinsip-prinsip Organisasi
1.      Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.
2.      Prinsip Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
3.      Prinsip Kesatuan Perintah.
Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
4.      Prinsip Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan.
5.      Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.
6.      Prinsip Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai.
7.      Prinsip Rentang Pengendalian.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi.
8.      Prinsip Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.
9.      Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
10.  Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut.
11.  Prinsip Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
12.  Prinsip Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

·         Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi
Keberhasilan
Di dalam organisasi kita pasti tahu bahwa setiap organisasi mempunyai bagian-bagian yang mempunyai fungsi berbeda-beda, sehingga haruslah selalu ada kordinasi antara bagian satu dengan yang lain. Setiap bagian memang mempunyai tugas serta tujuan yang harus dicapai untuk target dalam pekarjaan.
Kurang koordinasi dalam setiap bagian akan menimbulkan konflik yang disebabkan oleh tujuan masing masing bagian tersebut.Terkadang konflik bisa dijadikan sebagai feedback sehingga akan dilakukan inovasi yang akan dilakukan oleh organisasi, sehingga bisa semakin inovatif dalam menjalankan oranisasi, selalu ada perkembangan. Inilah harus dicontoh, tidak semua konflik yang ada akan merugikan organisasi itu semua tergantung bagaimana menyikapi permasalahan yang ada. Pelajarilah permasalahan maka akan didapati solusi yang baik, adanya permasalahan berarti organisasi mengalami perkembangan maka jangan sampai salah dalam mengambil langkah.
Di suatu organisasi di butuhkan suatu pemikiran cara dan kiat – kiat supaya suatu organisasi tersebut dapat berkembang dengan baik maupun maju dengan pesat. Untuk itu di perlukan kriteria untuk mengembangkan suatu organisasi, yaitu:
a.       Nilai dan Visi,
b.      Misi,
c.       Aturan, 
d.      Profesionalisme,
e.       Insentif, 
f.       Sumber Daya
g.        Rencana Kerja
Jika semua kriteria tersebut dapat di penuhi maka organisasi itu akan maju, apabila salah satu dari itu tidak ada maka organisasi tersebut akan memdapatkan masalah atau tidak sempurna.

Kegagalan
Suatu organisasi dapat mengalami frustasi, mengapa? Karena disebabkan oleh beberapa faktor yang kurang mendukung dari sumberdaya. Salah satu contoh kurang dari sumberdaya adalah jiwa sumberdaya manusia atau kepemimpinan. Karena setiap  permasalahan kepemimpinan selalu meliputi tiga unsur. Pertama, unsur manusia. Manusia yang melaksanakan kegiatan memimpin atas sejumlah manusia lain atau manusia yang dipimpin. Kedua, unsur sarana. Prinsip dan teknik kepemimpinan yang digunakan dalam pelaksanaan kepemimpinan termasuk bakat dan pengetahuan serta pengalaman pemimpin tersebut, dan ketiga unsu tujuan.
Secara normal, keberhasilan kepemimpinan akan sangat tergantung kepada tiga unsur tersebut yang meliputi syarat, watak, ciri, gaya, sifat, prinsip, teknik, asas dan jenis kepemimpinan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kepemimpinan.

Kepemimpinan akan berjalan efektif, disegani, dan memiliki derajat tinggi, bila seorang pemimpin memiliki tiga kelebihan dari yang dipimpin, yaitu rasio atau intelektual, rohaniah dan Jasmaniah.
Jika semua itu sudah dapat di penuhi suatu organisasi tidak akan mengalami frustasi.


Sumber :
ismawanto.2007.ekonomi jilid 3. surakarta: CV gema ilmu

0 komentar:

Posting Komentar